Regulamin – Na Fali Logistyki

I. INFORMACJE OGÓLNE

Nazwa Konferencji: „Na Fali Logistyki”
Data Konferencji: 27-29 kwietnia 2026 r.
Miejsce Konferencji: konferencja odbywa się z wykorzystaniem infrastruktury promu Polferries na trasie Gdańsk – Nynashamn (Szwecja).
Organizator Konferencji: MAI Institute sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Arbuzowa 13a/11, 54-054 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001222830, REGON: 543975072, NIP: 8943279534.
Operator promu: Polferries
Strona internetowa operatora promu: https://polferries.pl
Strona internetowa Konferencji: www.nafalilogistyki.com
Strona rejestracji: www.nafalilogistyki.com
Termin rejestracji: 05.03.2026 – 20.04.2026
Limit uczestników: 150 osób.
W Konferencji mogą wziąć udział osoby pełnoletnie.
Uczestnikiem Konferencji są osoby dokonujące rejestracji na Konferencję poprzez stronę do rejestracji, a także partnerzy Organizatora.
Postanowienia Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji oraz obowiązują wszystkich Uczestników.
Partnerów Organizatora nie obowiązują pkt II i IV Regulaminu. Pozostałe postanowienia Regulaminu są dla nich wiążące.
Uczestnik przed wzięciem udziału w Konferencji zobowiązany jest do zapoznania się z Regulaminem.
Regulamin jest udostępniany Uczestnikom na Stronie Konferencji.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu z powodu zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa i konieczności dostosowania Regulaminu do tej zmiany, w szczególności w celu zwiększenia środków bezpieczeństwa towarzyszących Konferencji. Zmiana Regulaminu wejdzie w życie w ciągu 7 dni od chwili jego publikacji na Stronie Konferencji. W odniesieniu do Uczestników, którzy zaakceptowali Regulamin przed dokonaniem zmiany, zmiana wejdzie w życie w ciągu 7 dni od poinformowania ich o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu także w przypadku zmiany, która nie wpływa negatywnie na prawa Uczestników bądź zmiany polegającej na sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich i błędów redakcyjnych. W takim przypadku zmiana Regulaminu może wejść w życie w terminie krótszym niż 7 dni, ale nie krótszym niż 3 dni od poinformowania Uczestników o zmianie Regulaminu za pomocą poczty elektronicznej i braku wyrażenia sprzeciwu wobec tej zmiany w ww. terminie.
Organizator zastrzega sobie prawo odwołania Konferencji lub zmiany daty oraz formuły Konferencji w sytuacji gdy jej przeprowadzenie w dacie oraz formie, o których mowa w ust. 2 i 3 powyżej będzie niemożliwe albo nadmiernie utrudnione z przyczyn niezależnych od Organizatora (m.in. siły wyższej - przez „siłę wyższą” rozumie się zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia, w szczególności: sztormy, zakazy żeglugi, awarie jednostki, decyzje władz i służb, zamknięcia portów, epidemie, strajki, działania wojenne, ataki cybernetyczne na infrastrukturę krytyczną). Odwołanie, zmiana daty lub/oraz formuły Konferencji zostanie niezwłocznie ogłoszona na Stronie Konferencji oraz poprzez wiadomość e-mail skierowaną do Uczestników Konferencji.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w każdym momencie bez podawania przyczyny. W razie odwołania Konferencji Organizator na stronie internetowej: https://nafalilogistyki.com/ opublikuje informację w tym zakresie oraz prześle ją na adresy e-mail uczestników podane w procesie rejestracji.
W razie wystąpienia Siły Wyższej Organizator nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie świadczeń w zakresie nią spowodowanym. Organizator dołoży starań, by ograniczyć skutki i zaproponować rozwiązania alternatywne.

II. REJESTRACJA NA WYDARZENIE

Udział w Konferencji wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez wypełnienie i przesłanie formularza zamieszczonego na stronie rejestracji.
Organizator nie odpowiada za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
Udział w Konferencji jest płatny.
Osoba dokonująca rejestracji uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem formularza potwierdza zapoznanie się z Regulaminem i akceptację postanowień Regulaminu oraz zobowiązuje się do uiszczenia opłaty.
Aktualna oferta Organizatora dostępna pod adresem: www.nafalilogistyki.com
Po pomyślnym ukończeniu rejestracji na Konferencję, Uczestnik otrzymuje od Organizatora na adres e-mail podany przy rejestracji potwierdzenie dokonania zgłoszenia. W przypadku braku informacji potwierdzającej rejestrację w ciągu 5 dni roboczych od momentu przesłania formularza rejestracyjnego należy skontaktować się z Organizatorem pod adresem e-mail: majowicz@mai inst.com
Uczestnik zobowiązuje się uiścić opłatę za udział w Konferencji w momencie rejestracji na Konferencję poprzez platformę PayU.
Zarejestrowanie Uczestnika do udziału w Konferencji powoduje powstanie obowiązku zapłaty za udział w ww. Konferencji. Brak udziału Uczestnika w Konferencji nie zwalnia Uczestnika lub podmiotu zgłaszającego z obowiązku dokonania zapłaty. Szczegółowe zasady rezygnacji z udziału w Konferencji i rozliczeń w tym zakresie uregulowane zostały w pkt IV Regulaminu.

III. ZASADY UDZIAŁU W KONFERENCJI

Uczestnik Konferencji zobowiązany jest do posiadania ważnego dokumentu tożsamości w formie fizycznej – dowód osobisty lub paszport. Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność w tym zakresie.
Uczestnik jest zobowiązany do przestrzegania przepisów celnych i dewizowych oraz innych norm prawa w Rzeczypospolitej Polskiej, krajach tranzytowych i docelowych. Organizator nie odpowiada za konsekwencje naruszeń tych przepisów.
Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie promu, na pokładzie którego organizowana jest Konferencja oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.
W sprawach bezpieczeństwa na promie bezwzględnie obowiązują przepisy i polecenia:
1. kapitana promu oraz załogi,
2. regulaminu operatora promu Polferries dostępnego na stronie internetowej operatora promu: https://polferries.pl
3. właściwych służb portowych i granicznych.
Postanowienia Regulaminu nie uchylają ani nie ograniczają tych obowiązków.
Uczestnikowi zabrania się w szczególności:
1. wnoszenia i używania niebezpiecznych przedmiotów i substancji (w tym m. in. materiałów łatwopalnych, wybuchowych, broni),
2. zachowań agresywnych, naruszających nietykalność, godność lub bezpieczeństwo innych osób,
3. zakłócania porządku, w tym nadmiernego hałasu w strefach noclegowych,
4. palenia poza wyznaczonymi strefami (zgodnie z zasadami promu),
5. wchodzenia na barierki, burty, miejsca techniczne,
6. niszczenia mienia Organizatora, operatora promu lub osób trzecich.
Uczestnik zobowiązuje się do stawienia na odprawę we wskazanym czasie. Spóźnienie może skutkować brakiem wejścia na prom, bez prawa do zwrotu kosztów przez Organizatora.
Uczestnik Konferencji zobowiązany jest podporządkować się wszelkim wskazówkom i zaleceniom porządkowym przedstawicieli Organizatora umożliwiającymi realizację programu Konferencji oraz do przestrzegania miejsca i godzin zbiórek określonych przez Organizatora.
Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania Regulaminu jest uprawniony do:
1. wezwania Uczestnika do stosownego zachowania;
2. żądania opuszczenia przez Uczestnika terenu Konferencji,
3. wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie Uczestnika kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych Uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.
Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone swoim działaniem lub zaniechaniem.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, nie stosowania się przez Uczestników do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.
Organizator nie gwarantuje stałego dostępu do wszystkich przestrzeni promu (np. wyłączenia techniczne, działania służb, warunki pogodowe, decyzje kapitana).
Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji Uczestników, którzy naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:
1. zakłócają przebieg Konferencji;
2. podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
3. podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
4. podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.
W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.
Organizator udostępniając Uczestnikom materiały konferencyjne (zwane dalej „Materiałami konferencyjnymi”) zwraca szczególną uwagę na konieczność respektowania przez Uczestników praw własności intelektualnej. Uczestnicy zobowiązują się do wykorzystywania Materiałów konferencyjnych udostępnionych im przez Organizatora wyłącznie w zakresie własnego użytku osobistego. Modyfikowanie, kopiowanie, przesyłanie, publiczne odtwarzanie oraz wszelkie wykorzystywanie tych Materiałów konferencyjnych do celów komercyjnych wymaga wyrażenia uprzedniej, pisemnej zgody przez Organizatora lub przez inny uprawniony podmiot. Uczestnicy ponoszą całkowitą odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w wyniku ich zachowania sprzecznego z powyższym zastrzeżeniem.

IV. REZYGNACJA Z UDZIAŁU W WYDARZENIU

Rezygnacja z udziału w Konferencji możliwa jest wyłącznie poprzez odsprzedaż biletu do czasu zamknięcia rejestracji. W przypadku odsprzedaży biletu Uczestnik obowiązany jest poinformować o tym fakcie Organizatora pisemnie, wskazując dane nowego Uczestnika. Przez zachowanie formy pisemnej rozumie się także przesłanie z adresu e-mail, z którego dokonywane było zgłoszenie na adres e-mail Organizatora, tj. majowicz@mai-inst.com wiadomości z informacją o rezygnacji danego Uczestnika.
W przypadku niepoinformowania Organizatora o odsprzedaży biletu i zmianie Uczestnika Konferencji, Organizator może odmówić wstępu niezgłoszonemu Uczestnikowi na Konferencję. W takiej sytuacji po stronie Organizatora nie powstaje obowiązek zwrotu opłaty za udział.
Nieobecność Uczestnika na Konferencji nie powoduje po stronie Organizatora powstania obowiązku do zwrotu opłaty za udział.
W razie odwołania Konferencji Organizator, w terminie 7 dni liczonych od dnia poinformowania o odwołaniu Konferencji, zwróci Uczestnikom opłatę za udział w Konferencji. Zwrot środków następuje na rachunek bankowy, z którego została uiszczona opłata.

V. ZGODA NA UTRWALANIE KONFERENCJI

Przebieg Konferencji zostanie utrwalony w postaci fotorelacji (dalej jako: „Fotorelacja”) oraz nagrania audio – video (dalej jako „Nagranie”), na co Uczestnik wyraża zgodę.
Uczestnik będący prelegentem wyraża zgodę na utrwalenie wystąpienia przez Organizatora lub podmiot działający na jego rzecz, w postaci Nagrania oraz Fotorelacji.
Nagranie i Fotorelacja będą wykorzystywane do celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i samej Konferencji, archiwizacji.

VI. ZGODA NA UTRWALANIE ORAZ ROZPOWSZECHNIANIE WIZERUNKU

Uczestnik, w tym Uczestnik będący prelegentem, rejestrując się do udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie i ilościowo, zgodę na utrwalanie i wykorzystanie jego Wizerunku.
Zgoda, o której mowa w ust. 1 powyżej obejmuje wykorzystanie Wizerunku Uczestnika utrwalonego w Fotorelacji i/lub Nagraniu.
Wykorzystanie Wizerunku Uczestnika nie może nastąpić w celach prześmiewczych, satyrycznych, mogących naruszyć jego dobre imię lub renomę.
Wykorzystanie Wizerunku obejmuje utrwalenie, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie Wizerunku Uczestnika utrwalonego w związku z udziałem w Konferencji.
Wizerunek Uczestnika będzie wykorzystywany wyłącznie w związku z Konferencją – w celach edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i samej Konferencji, archiwizacji, jako relacja z Konferencji, w tym w szczególności na Stronie Konferencji, na Stronach internetowych Organizatora, na profilach Organizatora w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatora i w materiałach promocyjnych Organizatora.
W związku z wykorzystaniem Wizerunku Uczestnik nie będzie wykonywać prawa kontroli i każdorazowego zatwierdzania wykorzystania Wizerunku, w tym prawa zatwierdzania w stosunku do ostatecznej postaci Fotorelacji i/lub Nagrania, w których został on wykorzystany oraz prawa wskazywania go jako osoby uwidocznionej w Fotorelacji i/lub w Nagraniu.

VII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA

Organizator odpowiada za organizację części konferencyjnej w zakresie określonym ofertą, z zachowaniem należytej staranności.
Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
1. decyzje kapitana, operatora promu, służb portowych/granicznych,
2. opóźnienia i zmiany rozkładu wynikające z warunków pogodowych lub nawigacyjnych,
3. brak możliwości wejścia na prom z przyczyn leżących po stronie Uczestnika (brak dokumentów, spóźnienie, naruszenie zasad),
4. rzeczy Uczestnika zgubione lub skradzione (zaleca się niewnoszenie wartościowych przedmiotów, w razie konieczności stosowanie sejfów),
5. zdarzenia losowe niezależne od Organizatora.
Odpowiedzialność Organizatora jest ograniczona do wysokości opłaty uiszczonej za udział danego Uczestnika.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów, prawem właściwym dla umowy uczestnictwa w Konferencji zawartej poprzez akceptację Regulaminu jest prawo polskie, w sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
Z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów, wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwości ogólnej.
Zmiana postanowień Regulaminu wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W razie nieważności któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe postanowienia nie tracą mocy obowiązującej.

IX. RODO

W związku z realizacją wymogów określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej jako: „RODO”) Organizator jako administrator danych osobowych Uczestników informuje o zasadach oraz o przysługujących Uczestnikom prawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych.
Administrator danych osobowych oraz Inspektor Danych Osobowych.
1. Administratorem podanych przez uczestników danych osobowych jest MAI Institute sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Arbuzowa 13a/11, 54-054 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001222830, REGON: 543975072, NIP: 8943279534 (dalej jako: „Administrator”).
2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych jest Anna Majowicz (dalej jako: „IOD”). Uczestnicy mogą kontaktować się z IOD pocztą tradycyjną – adres: ul. Arbuzowa 13a/11, 54-054 Wrocław bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej – adres e-mail: majowicz@mai-inst.com
3. Do IOD należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania danych przez Administratora, w tym realizacji praw osób, których dane dotyczą wynikających z RODO.
Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna ich przetwarzania.
1. Administrator, w związku z organizacją Konferencji i w celu umożliwienia uczestnikom uczestnictwa w Konferencji przetwarza identyfikacyjne dane osobowe uczestników w zakresie:
  1. imienia i nazwiska, nazwy i adresu reprezentowanej instytucji, zajmowanego stanowiska, daty urodzenia oraz adresu e-mail, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. numeru telefonu, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
2. Administrator ww. dane osobowe w zakresie adresu e-mail oraz numeru telefonu przetwarza także w celach promocyjnych i marketingowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. Administrator, w celach promocyjnych i marketingowych, przetwarza dane osobowe uczestników Konferencji w zakresie ich wizerunku utrwalonego w materiale video oraz fotograficznym wykonanym podczas Konferencji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a i f RODO.
4. Administrator, w celu ustalenia ewentualnych roszczeń i procesów obronnych związanych z organizacją Konferencji oraz jej odbyciem się, przetwarza dane osobowe uczestników, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Dane osobowe pozyskane są bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą bądź wynikają z formularza rejestracyjnego.
W związku z przetwarzaniem danych osobowych w celach określonych w pkt IX.2. Regulaminu, dane osobowe będą przetwarzane przez:
1. Administratora, w tym jego pracowników oraz podmioty współpracujące z Administratorem w zakresie organizacji Konferencji,
2. nieokreślony krąg odbiorców w związku z utrwalonym wizerunkiem na fotografiach oraz wizerunkiem i głosem utrwalonymi na filmach lub nagraniach z Konferencji, a także udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, odtwarzanie, publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.
Przekazanie danych osobowych innym podmiotom.
1. Organizator w ramach udzielonej przez Uczestników zgody na rozpowszechnianie wizerunku może przenieść tę zgodę na podmioty współpracujące z Organizatorem w zakresie organizacji Konferencji, w których Uczestnicy brali udział.
2. Organizator jest uprawniony do przekazania danych osobowych Uczestników partnerom Konferencji.
Okres przetwarzania danych osobowych i prawa osób, których dane dotyczą.
1. Wizerunek utrwalony na fotografiach, dla celów dokumentowania przebiegu Konferencji, w tym wykorzystania w materiałach promocyjnych i publikacjach w mediach, a także innych materiałach promocyjnych Administratora i podmiotów z nim współpracujących, będzie przechowywany bez ograniczeń czasowych.
2. Dane uczestników będą przechowywane w systemie rejestracji:
  1. przez okres niezbędny do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  2. przez okres niezbędny do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora,
  3. przez 6 lat – w związku z dochodzeniem i obroną przed roszczeniami w zakresie organizacji Konferencji,
  4. do czasu wycofania zgody na przetwarzanie przez podmiot, którego dane dotyczą.
3. Uczestnikom przysługuje prawo:
  1. dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
  2. do sprostowania (poprawiania) danych osobowych;
  3. do usunięcia danych osobowych;
  4. do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
  5. do sprzeciwu wobec przetwarzaniem danych osobowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO;
  6. do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne i niezbędne do realizacji celów określonych w art. 6 ust. 1 lit. a, b, f RODO.
Konsekwencją niepodania identyfikacyjnych danych osobowych oraz braku wyrażenia zgody na utrwalenie wizerunku, będzie brak możliwości uczestniczenia w Konferencji.
Uczestnik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Wycofanie zgody następuje poprzez skierowanie na adres poczty elektronicznej: majowicz@mai-inst.com informacji o wycofaniu zgody na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych. W tytule należy podać „Wycofanie zgody”.
Dane osobowe Uczestników nie będą profilowane ani też nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.